CEEPUS hálózati pályázatok

A karok, illetve tanszékek nemzetközi együttműködésben hoznak létre egy bizonyos tudományterületre fókuszáló vagy interdiszciplináris hálózati együttműködést, melyhez az adott tanévre elnyert pontos mobilitási helyek tartoznak. A hallgatói és oktatói mobilitás az elfogadott hálózatok keretein belül - a fogadó intézmény fogadási keretének erejéig - valósítható meg. A hálózati pályázat és a mobilitási terv egy tanévre szól, de minden évben meghosszabbítható, így hosszú távú együttműködések alapja lehet.

A CEEPUS programon belül a nemzetközi együttműködések kialakítása a hivatalos CEEPUS országok (Albánia, Ausztria, Bosznia-Hercegovina, Bulgária, Csehország, Észak-Macedónia, Horvátország, Koszovó, Lengyelország, Magyarország, Moldova, Montenegró, Románia, Szerbia, Szlovákia, és Szlovénia) akkreditált felsőoktatási intézményei között lehetséges. A CEEPUS programban a teljes pályázati folyamat online zajlik.

Az egyes intézmények hálózataival és azok működésével kapcsolatban az intézményi koordinátoroktól kaphatnak további segítséget.

Hálózatok létrehozása és működtetése

Hálózati pályázatok

A hálózat az a szervezeti keret, amelyben az oktatók és hallgatók mobilitása megvalósul. Egy CEEPUS hálózatot legalább három CEEPUS országból egy-egy felsőoktatási intézmény szervezeti egységei (egy intézmény, egy kar vagy akár egy tanszék) alakítanak ki. A programhoz való csatlakozás első lépése lehet egy már működő hálózathoz való csatlakozás vagy egy új hálózat (network) létrehozása. 

A CEEPUS programba való bekapcsolódás feltételei

• Kizárólag akkreditált felsőoktatási intézmények pályázhatnak (koordinátorként vagy partnerként).
• A CEEPUS keretében utazó diákoknak a fogadó intézményben tandíjmentességet kell biztosítani.
• Kölcsönösen kötelező a külföldi tanulmányok elismerése.
• Kötelező az ECTS vagy azzal kompatibilis kreditrendszer használata.
• Beérkezők számára a kurzusok látogatását a helyi nyelven kívül biztosítani kell angolul, németül vagy franciául.
• Oktatói mobilitásban részt vevőknek kötelező heti minimum 6 óra oktatás, az érintett felek által megállapított nyelven.

Megvalósítható tevékenységek

• Klasszikus hálózati tevékenység (hallgatói és oktatói mobilitás, csoportos hallgatói szakmai tanulmányút szervezése)
• Klasszikus hálózati tevékenység + nemzetközi közös képzési programok fejlesztése / bevezetése
• Nemzetközi közös diplomaprogramok fejlesztése / bevezetése
• Közös szakdolgozati/disszertációs témavezetés
• Tantervfejlesztés
• Közös kutatási tevékenység
• Speciális kurzusok (nyári egyetemek, intenzív programok) szervezése
• Társult tag (Silent Partner, támogatásban nem részesülő intézmény, nonprofit szervezet vagy vállalkozás) bevonása az együttműködésbe (pl. szakmai gyakorlatot biztosító helyszínként)

Nem képezheti a CEEPUS hálózati pályázat tárgyát tudományos kongresszusok, konferenciák szervezése, ezek csak kiegészítő tevékenységek lehetnek a hálózati együttműködésen belül!

Hogyan kapcsolódjunk már meglevő CEEPUS hálózathoz?

• Már működő hálózathoz való kapcsolódás partnerként: a www.ceepus.info oldalon a FIND menüpont alatt található hálózat-keresővel a szakterülethez kapcsolódó hálózatok kiválasztása, azok munkájának áttanulmányozása.
• A hálózatvezető koordinátorával való kapcsolatfelvétel, egyeztetés a hálózat szakmai munkájáról, egyedi szabályairól. A hálózat számában a rövidítés jelöli a fő koordinátor országát. (Pl: RO-0814: román hálózatvezető koordinátor)
• A pályázat szövegének összeállításában való közreműködés, és hozzájárulás a pályázat határidőre történő beadásához. 
• A csatolandó dokumentumok beszerzése a "CEEPUS programba való bekapcsolódás feltételei" részben részletezett szabályok alapján (a rektor támogatását tartalmazó "Letter of Endorsement" és a felelős szervezeti egység által aláírt "Letter of Intent" amely a külföldi tanulmányok kölcsönös elismerését biztosítja)

Hogyan hozzunk létre új hálózatot koordinátorként vagy partnerként? 

• Partnerkeresés után (korábbi szakmai kapcsolatok felelevenítésével, vagy partnerkereső szolgáltatások igénybevételével) új együttműködések, csereakciók kidolgozása. A résztvevőknek meg kell határozni, hogy a hálózatban részt vevő partner intézmények közül melyik vállalja a hálózatvezető koordinátor szerepét. Ő fogja összeszerkeszteni a partnerektől kapott szakmai anyagokat, és az így létrejött pályázatot ő fogja bemásolni az űrlapba.
• Minden partner beszerzi a csatolandó dokumentumokat a fentebb részletezett szabályok alapján (a rektor támogatását tartalmazó "Letter of Endorsement"-et és a felelős szervezeti egység által aláírt "Letter of Intent"-et, amely a külföldi tanulmányok kölcsönös elismerését biztosítja), és csatolja azokat a pályázathoz.

A pályázatok beadása elektronikus úton, online rendszerben lehetséges, a Központi CEEPUS Iroda honlapján keresztül, melynek elérhetősége: www.ceepus.info. 
Az online pályázat véglegesítésének határideje minden év január 15. 23.59 (szerver idő).

Partnerkeresés

Az eddigi hálózatok listája, a hálózatok tematikája, leírása és a részt vevő partnerek elérhetőségei a www.ceepus.info oldalon a Find menüpont alatt érhető el.

Már működő hálózathoz való csatlakozási szándék esetén tematikusan (By Network) érdemes keresni a hálózatok között, a címek és témaleírás alapján, majd felvenni a kapcsolatot a hálózati koordinátorral. Új hálózat alakításához való partnerkeresés esetén pedig a különböző hálózatok partnerei között lehet böngészni, és közvetlenül velük felvenni a kapcsolatot.

A hálózati pályázat beadásának menete 

A hálózatba bevonni kívánt partnereknek kötelezően regisztrálniuk kell "Network" jogokra www.ceepus.info oldalon, amely a nemzeti iroda jóváhagyása után aktiválódik. 

A hálózat meghosszabbítása (prolongation) / megújítása (renewal) esetén újabb regisztráció a partnerek részéről nem szükséges, a pályázatkezelő rendszerbe való belépés a már meglévő jelszóval történik. Abban az esetben sem kell újra regisztrálni, ha a pályázók egy korábbi pályázati fordulóban már bejelentkeztek a rendszerbe, feltöltötték pályázati anyagukat vagy annak részét, de pályázati határidőre nem nyújtották be a pályázatot (transfer). 

A regisztráció alkalmával megadott felhasználónévvel és jelszóval tudnak hozzáférni majd a készülő hálózati pályázat anyagához is.

A regisztráció menete

• a Központi CEEPUS Iroda honlapján (www.ceepus.info) ki kell tölteni a regisztrációs ívet,
• a megadott e-mail címre érkezik egy link, melyen meg kell erősíteni a regisztrációt,
• a honlapra belépve: Mobility Desktop-on a "Register for managing a CEEPUS network" linkre kell kattintani,
• Network Registration: intézmény és szervezeti egység kiválasztása és rövid szöveges indoklás (megerősítés, hogy az adott hálózatban szeretné betölteni a hálózati vagy partnerkoordinátori szerepet)*,
• az intézmény országának nemzeti CEEPUS irodája jóváhagyja a regisztrációt, amiről rendszerüzenet érkezik.

_{*Felhívjuk a figyelmüket, hogy a 2024/2025-ös hálózati pályázatok beadásakor 1 oktató már csak maximum 4 hálózatban lehet koordinátor. Max. 1 hálózatban lehet hálózatot vezető koordinátor, és mellette még másik háromban partnerkoordinátor is. Illetve amennyiben nincs saját hálózata az intézményének, akkor 4 hálózatban lehet partnerkoordinátor. A 2024/2025-ös hálózati pályázatok frissítésekor ideiglenesen deaktiválódnak azok a partneregységek, ahol olyan koordinátor van, aki 4-nél több hálózatban szerepel, és neki döntenie kell, hogy melyik 4 hálózatban marad ebben a szerepben, és melyik hálózatokat adja át másik kollégának.}

A koordinátornak megválasztott intézménynek be kell jelentkeznie a saját felhasználónevével, és a Network Desktopon a "Manage your network applications" linken keresztül át kell mennie a hálózati pályázati részbe:

• A legördülő menüből ki kell választania azt a tanévet, amelyre a hálózat működése vonatkozik, majd az új hálózat létrehozása opciót ("Create new network application"). 
• A regisztrált intézmények közül ki kell jelölnie a partnerként felvenni kívánt egyetemeket és koordinátorokat (legördülő menüből választható ki).
• A partnereknek közösen ki kell dolgozniuk a tanév során elvégezni kívánt feladatokat, és elkészíteniük a pályázati anyagot (tervezett tevékenységek + ütemezés). 

Mivel a CEEPUS programban nem konkrét támogatási összegekre pályáznak az együttműködések, hanem a partnerek fogadási ösztöndíjhónap-kereteire, a pályázat egyik legfontosabb része az ún. "Traffic Sheet", amely az intézmények közötti mobilitási tervet rögzíti. A hónapkereteket reálisan kell megtervezni, a tényleges és megvalósítható igényeket tükrözve. 

A Traffic Sheet a Participating Unit részben a saját intézmény kiválasztása után az "Edit Incoming Traffic" opció alatt szerkeszthető. Minden partner a saját Incoming Traffic Sheet-jén tudja beírni, hogy mely partnerektől kíván hallgatót vagy oktatót fogadni. Az Outgoing Traffic Sheetek ez alapján automatikusan kitöltődnek.

Csatolandó dokumentumok

A pályázathoz fel kell tölteni a partner intézmények kötelezően csatolandó dokumentumait

Letter of Endorsement és Letter of Intent 

• Letter of Endorsement 
  • Nyilatkozat az intézmény részvételi szándékáról: Az intézmény vezetője (rektor) tölti ki
• Letter of Intent:
  • A külföldön folytatott tanulmányok kölcsönös elismerését és a tandíjmentességet igazoló dokumentum
  • A külföldön folytatott tanulmányok elfogadásáért felelős egység - tanszék, kar - vezetője (dékán) tölti ki
    
    
• A felület által generált pdf dokumentumokat ki kell nyomtatni, a fent meghatározott személlyel aláíratni, lepecsételtetni, dátummal ellátni, beszkennelni és a pályázathoz feltölteni.
• Meghosszabbított nyertes és tartaléklistás hálózatok esetében: A fenti dokumentumok beadása csak az új partnerektől kötelező, azonban a meghosszabbított pályázatok hálózati koordinátorának jelölnie kell, hogy mely intézmények maradnak bent a következő évben is a hálózatban.
• Új és megújított (korábban elutasított vagy a pályázat benyújtását csak megkezdett) hálózatok esetében: A beadás minden partner részéről kötelező!
• Feltölthető fájltípusok: JPG, GIF, PDF

ECTS katalógus 

• A hálózat témájához igazodva az adott partnerek által a hálózatban érkező hallgatók számára elérhető kurzusok listája lehetőleg angol nyelven (tantárgy címe, rövid leírása, kredit)
  Intézményi ECTS katalógus és/vagy idegen nyelvű kurzuskínálat (angol, német, francia), illetve, ha az intézményben még nem működik ECTS, akkor az alkalmazott egyéb kreditrendszer leírása.
• Feltöltve vagy link formában
• Minden évben, minden partner részéről kötelező (csak egyszer kell feltölteni, de minden évben aktualizálni szükséges)! Ennek elmulasztása formai hibának minősül, és a pályázat elutasításához vezet.

Nem kötelezően csatolandó dokumentumok

• Intézményközi szerződések, megállapodások közös diplomaprogramok kidolgozásáról/bevezetéséről: ezen dokumentumok beadása nem kötelező, de amennyiben a pályázó rendelkezik ilyennel, javasoljuk a pályázati anyaggal együtt feltölteni.

Traffic Sheet

A hálózati pályázat egyik legfontosabb része a Traffic Sheet, a tervezett mobilitások intézményekre lebontott terve. Ebben a táblázatban rögzítik, hogy mely intézményből mely intézménybe hány hallgató és hány oktató utazik. A tervezési és megvalósítási egység az ösztöndíjhónap. A hónapszámok jelentik egyrészt a beutazói (Incoming) fogadási, másrészt a kiutazási (Outgoing) hónapot.

A Traffic sheet adatai között négy kategória szerepel:

• Student (S): hallgatók teljes szemeszterre szóló tanulmányi mobilitása (3-5 hónap) 
• Short Term Student (ST): hallgatók rövid távú mobilitása szakdolgozathoz, diplomamunkához, disszertációhoz való kutatás céljából (1-2 hónap)
• Teacher (T): oktatói mobilitás oktatási tevékenység céljából (min 5 munkanap tartózkodási idő 6 tanóra / konzultáció megtartásával, technikailag 1 hónapra kell jelentkezni)
• Short Term Excursions (STE): csoportos hallgatói szakmai tanulmányút (3-5 nap)

A pályázat beadásának határideje

A pályázati anyag www.ceepus.info központi pályázati oldalon való véglegesítésésének (submission) határideje: minden évben január 15. 23:59 (szerver idő!)

A csatolandó dokumentumok feltöltésének határideje: január 31. 23:59 (szerver idő!) A pályázat dokumentumfeltöltési része tehát január 31-ig nyitva marad, azonban a pályázat többi része akkor már nem szerkeszthető.

Esetleges határidő módosulások előfordulhatnak, ezért kérjük, a pályázat beadását megelőző hetekben kísérje figyelemmel a www.ceepus.info oldalt!

Pályázati eredmények

A hálózati pályázatokat a nemzeti irodák által felkért külső szakértő bírálók pontozzák, a Központi CEEPUS Iroda által biztosított pontozó felületen. Az ún. Grading Sheet és a pontozandó szempontok megtekinthetők a www.ceepus.info oldalon belépés után a Network Desktopon.

Minden hálózatot a részt vevő partnerek országaiból legalább egy-egy szakértő bírál, majd a pontok átlagolásra kerülnek, és a Központi CEEPUS Iroda felállítja a nemzetközi rangsort, majd a CEEPUS Nemzetközi Bizottsága kijelöli a nyertes, tartaléklistás és elutasított pályázatok körét.

A pontozás során maximum 100 pont szerezhető. Azok a hálózati pályázatok, amelyek nem érik el az 50 pontot, automatikusan elutasításra kerülnek.

A tartaléklistás hálózatoknak a tavaszi félévben lehetőségük van mobilitásokat megvalósítani, a nyertes hálózatok által fel nem használt hónapok függvényében.

A hálózatok koordinátorai a március/áprilisban tartott CEEPUS Nemzetközi Bizottsági ülés után kapnak értesítést a Központi Irodától a pályázati eredményekről, mely a pályázati oldalon kerül feltöltésre.

Mivel minden ország más-más hónapkerettel gazdálkodik, és az igényelt hónapszám mindig nagyobb, mint a kiosztható, ezért a nemzeti irodáknak a hálózatok által igényelt hónapszámokat vissza kell vágniuk a véglegesítés előtt (ún. cutting). A CEEPUS Magyarországi Iroda a következő szempontokat veszi figyelembe az igényelt beutazói hónapszámok megvágásánál:

• nemzetközi rangsorban elfoglalt helyezés
• igényelt hónapszám
• részt vevő magyar partnerintézmények száma
• minimum két éve működő hálózat esetén a legutóbbi lezárt tanév kvótafelhasználása.

A végleges Traffic Sheet-ről a nemzeti irodák egyeztetnek a hálózati koordinátorokkal és a magyar partnerekkel. Ezután kerül a hálózat a „Ready for mobility” státuszba, amikortól feltölthetőek az egyéni mobilitási pályázatok. A Traffic Sheet-ben szereplő elnyert hónapszámok az egész tanévre szólnak, a kvóta felhasználása tervezhető csak az őszi, csak a tavaszi, vagy akár mindkét félévre szólóan.

Támogatási jogviszony létesítése

A nyertes hálózatok magyar partnereinek végleges kvótáit intézményenként összesítjük, és ez alapján állítjuk ki az intézményi támogatói okiratokat a nyár folyamán. A beutazók számára az ösztöndíj kifizetése minden esetben az intézménynél történik.

A Felhasználási szabályok a Dokumentumok támogatott pályázóknak menüpont alatt letölthető.

Nyilatkozat összeférhetetlenségről, érintettségről

• A 2007. évi CLXXXI. törvény a közpénzekből nyújtott támogatások átláthatóságáról hatálya szerint az államháztartáson kívüli jogi személyeknek és jogi személyiséggel nem rendelkező egyéb szervezeteknek nyilatkozniuk kell az összeférhetelenségről vagy az érintettség fennállásáról a pályázat kiírója felé, ha az államháztartás alrendszereiből származó pályázatokból kívánnak támogatáshoz jutni (ilyen a CEEPUS program is). Ennek az "Intézményi adatlap és támogatási kérelem a CEEPUS támogatói okirathoz" c. formanyomtatványban részletezettek szerint tudnak eleget tenni.
• A nyilatkozattételi kötelezettség a törvény értelmében kizárólag a magán/alapítványi és egyházi intézményekre vonatkozik, a központi költségvetésből gazdálkodó intézményeknek a nyilatkozatot nem kell beküldeniük.